Neuregelungen zur E-Rechnung: Was Unternehmen jetzt wissen müssen

Mit der fortschreitenden Digitalisierung ändern sich auch die Anforderungen an die Rechnungsstellung. Ein besonders wichtiger Punkt dabei ist die Einführung der E-Rechnung. 2025 wird die Pflicht zur E-Rechnung stufenweise eingeführt.

1. Was ist eine E-Rechnung?

Aufgrund des Wachstumschancengesetztes ergibt sich eine neue Definition der elektronischen Rechnung. Danach müssen elektronische Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format erstellt werden, das den europäischen Rechnungsstandard EN16931 erfüllt und somit die elektronische Verarbeitung ermöglicht, wie z.B. das ZUGFeRD-Format.

2. Neue Regelungen zur E-Rechnung: Wer ist betroffen?

Die Verpflichtung zur Verwendung von E-Rechnungen betrifft Unternehmen, die Leistungen oder Lieferungen untereinander austauschen, also im Business-to-Business (B2B)-Bereich tätig sind. Dies umfasst:

Unternehmen mit Sitz im Inland oder in einem der in § 1 Abs. 3 UStG bezeichneten Gebiete
Die Ansässigkeit kann durch den Sitz, die Geschäftsleitung oder eine am betreffenden Umsatz beteiligte Betriebsstätte begründet sein
Falls kein Sitz vorhanden ist, reicht auch der Wohnsitz oder der gewöhnliche Aufenthalt im Inland aus.

Die Regelungen gelten sowohl für Haupt- als auch Nebenerwerbsunternehmer. Somit sind auch Personen, die ihr Unternehmen nebenberuflich betreiben, verpflichtet, E-Rechnungen zu verwenden.

Auch Kleinunternehmer, die nach § 19 UStG von der Umsatzsteuer befreit sind, fallen unter die neuen Vorschriften.

Darüber hinaus sind alle Unternehmen verpflichtet, E-Rechnungen an öffentliche Auftraggeber auszustellen.

3. Wichtige Änderungen und Übergangsfristen

Es sind verschiedene zeitliche Übergangsfristenzu beachten. Der Empfang von E-Rechnungen wird schon zum 1. Januar 2025 verpflichtend.

Es wird zwischen der Ausstellung und der Entgegennahme unterschieden.

Übergangsfristen (vgl. § 27 Abs. 38 UStG n.F.) für die Ausstellung von Rechnungen:

Bis zum 31. Dezember 2026 dürfen weiterhin Papierrechnungen versendet werden. Mit Einwilligung des Empfängers dürfen auch andere elektronische Formate (z.B. PDF etc.) versendet werden
Für Unternehmen mit einem Vorjahres-Gesamtumsatz bis zu 800.000 EUR gilt die Übergangsfrist für die Ausstellung von Rechnungen in Papierform oder in einem sonstigen elektronischen Format (z.B. PDF-Dateien) um ein weiteres Jahr, das heißt bis zum 31. Dezember 2027
Ab dem 1. Januar 2028 sind alle Unternehmen im B2B-Bereich verpflichtet, E-Rechnungen auszustellen.
Derzeit ist davon auszugehen, dass das EDI-Verfahren (Electronic Data Interchange-Verfahren) auch über 2028 hinaus weiter genutzt werden kann. Vorausgesetzt wird, dass ab dem 1. Januar 2028 aus der EDI-Rechnung ein Meldedatensatz gemäß dem Umsatzsteuergesetz korrekt und vollständig extrahiert werden kann.

4. Gibt es Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht?

Für Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro sowie Fahrausweise soll die E-Rechnungspflicht nicht gelten.

Fazit

Die verpflichtende Einführung der E-Rechnung stellt für viele Unternehmen eine große Veränderung dar. Sie bietet jedoch auch Chancen zur Effizienzsteigerung und Kostensenkung. Unternehmen sollten sich rechtzeitig auf die neuen Anforderungen vorbereiten, um rechtssicher und fristgerecht handeln zu können.

Als Rechtsanwälte unterstützen wir Sie gerne bei der rechtlichen Umsetzung der neuen Regelungen und stehen Ihnen bei Fragen rund um die E-Rechnung zur Seite. Vereinbaren Sie jetzt ein Beratungsgespräch und erfahren Sie, wie Sie die neuen Regelungen optimal in Ihrem Unternehmen umsetzen können!